Hoe voorkom ik dat mijn personeel betrokken is bij witwassen?
Als ondernemer wil je interne fraude zoals witwaspraktijken door jouw medewerkers natuurlijk altijd voorkomen. Een goede vertrouwensrelatie met je personeel is erg belangrijk: het komt het werkplezier ten goede en jij kunt je vooral bezighouden met je eigen werkzaamheden in plaats van personeelsleden continu in de gaten te houden. Interne fraude kun je grotendeels voorkomen door het nemen van een aantal voorzorgsmaatregelen.
Hoe voorkom ik interne fraude zoals witwaspraktijken door mijn personeel?
- Ken je (nieuwe) medewerkers.
- Pas fraudegevoelige processen aan.
- Stel een duidelijk beleid op en zorg dat al je medewerkers dit beleid kennen.
- Stimuleer een open bedrijfscultuur.
1. Weet wie je in dienst neemt
Het verplichten van het indienen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), het nabellen van referenties die een sollicitant aandraagt en het controleren van behaalde diploma’s zijn allemaal maatregelen om te zorgen dat het personeel dat je aanneemt betrouwbaar is. Wanneer een persoon geen referenties benoemt op zijn of haar cv, vraag hier dan actief naar. Ook kan je in bepaalde sectoren een zwarte lijst raadplegen. Dit is een lijst waarop werkgevers vastleggen of er personeelsleden bijvoorbeeld hebben gestolen of andere strafbare feiten hebben gepleegd. Inzage van deze lijsten is omwille van de privacy onder strenge voorwaarden.
2. Pas fraudegevoelige processen/werkzaamheden aan
Wanneer je fraudegevoelige processen of werkzaamheden zo aanpast dat fraude plegen niet of moeilijk is, voorkom je veel ellende. Denk hierbij aan het standaardiseren van een vierogen-principe voor facturen boven een bepaald bedrag goedkeuren, de kassalade altijd door twee medewerkers te laten tellen en alle medewerkers een kluisje geven zodat er niets gestolen kan worden.
Geef enkel medewerkers toegang tot vertrouwelijke bedrijfsinformatie die het nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren.
3. Stel een beleid en regels op
Personeelskorting, afromen, het tellen van de kassalade en sleutelbeheer: het zijn allemaal werkzaamheden waarbij er fraude gepleegd kan worden. Stel een duidelijk beleid om omrent personeelskorting en het geven van korting aan familieleden, afromen en het tellen van de kassalade. Denk ook aan andere werkzaamheden die fraudegevoelig zijn, zoals het meenemen van dure apparatuur naar privéadressen. Vergeet ook niet duidelijke regels op te stellen over omgaan met vertrouwelijke bedrijfsinformatie en -gegevens. Leg al deze regels vast in een beleidsstuk en communiceer deze duidelijk naar al je personeelsleden. Dit kan schriftelijk maar aanvullend hierop kan je ook jaarlijks of halfjaarlijks deze tijdens een e-learning of presentatie herhalen.
E-learning interne criminaliteit
Het Centrum voor Criminaliteitspreventie en Veiligheid heeft een korte e-learning ontwikkeld voor ondernemers die meer willen weten over interne criminaliteit. Deze e-learning is gratis en duurt 20 minuten. Er zijn vier modules:
- Kan ik mijn personeel vertrouwen?
- Hoe voorkom ik interne criminaliteit?
- Ik verdenk en medewerker en
- Mijn medewerker gaat uit dienst.
4. Zorg voor een open bedrijfscultuur
Als werkgever is het belangrijk dat medewerkers verdacht gedrag van een collega bij jou durven te melden. Zorgt dus voor een open bedrijfscultuur: maak interne fraude bespreekbaar tijdens vergaderingen en laat het als onderwerp terugkomen bij functioneringsgesprekken. Betrek wanneer dit mogelijk is ook je medewerkers bij de bedrijfsvoering. Zo zullen ze zich verantwoordelijker voelen voor wat er intern gebeurt en elkaar aanspreken op afwijkend gedrag.
Meer lezen over interne fraude
Wil je weten wat je moet doen als je een medewerker verdenkt van het plegen van (interne) fraude?
Lees dan het volgende artikel:Ik vermoed dat een medewerker interne fraude pleegt. Wat kan ik doen?