Toename interne fraude in detailhandel: zo kan jij je organisatie beschermen

In de detailhandel neemt fraude van binnenuit flink toe. Dat blijkt uit cijfers van de Stichting Fraude Aanpak Detailhandel (FAD). In 2024 kwamen er 523 meldingen van medewerkers die intern fraudeerden. Een jaar eerder waren dat er nog 416. Dat is een stijging van meer dan 25%.

Bedrijven raadpleegden het Waarschuwingsregister van de FAD ruim 185.000 keer. Bij deze controles kwamen 358 personen naar voren die al eerder waren geregistreerd vanwege fraude. In totaal vallen 280.000 medewerkers onder dit systeem. De branche maakt zich zorgen: de cijfers lopen weer op na een aantal jaren van daling.

Waarom maken goede mensen soms slechte keuzes?

Fraudepreventie begint met een ongemakkelijke waarheid: fraude wordt niet alleen gepleegd door ‘slechte mensen’. In veel gevallen gaat het om medewerkers die ooit betrouwbaar en integer waren, maar die door druk, verleiding of persoonlijke problemen toch over de schreef gaan. Dat besef is belangrijk, want het betekent dat iedereen vatbaar kan zijn voor fraude onder de verkeerde omstandigheden. Als werkgever helpt dit inzicht om niet alleen op controle te sturen, maar ook op openheid, vertrouwen en duidelijke grenzen.

Hoe voorkom je risico’s bij nieuwe medewerkers?

Fraudepreventie begint bij de sollicitatieprocedure. Het is belangrijk dat je weet met wie je te maken hebt.

Wat kun je doen?

• Vraag altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

• Bel referenties na die de sollicitant zelf aandraagt.

• Controleer of diploma’s en certificaten echt zijn behaald.

• Vraag actief naar werkervaring als er geen referenties op het cv staan.

In sommige sectoren is het mogelijk om een zwarte lijst te raadplegen, waarop werkgevers noteren of iemand eerder iets heeft gestolen of fraude heeft gepleegd. Dit mag alleen onder strenge voorwaarden vanwege privacyregels.

Hoe maak je je processen minder fraudegevoelig?

Sommige processen maken het ‘makkelijker’ voor medewerkers om te frauderen. Denk aan kasbeheer, kortingsregels of toegang tot gevoelige informatie.

Wat kun je aanpassen?

• Voer een vierogenprincipe in: bijvoorbeeld twee handtekeningen bij grote betalingen.

• Laat de kassalade altijd door twee personen tellen.

• Zorg dat elke medewerker een persoonlijk kluisje heeft.

• Beperk de toegang tot vertrouwelijke gegevens tot alleen wie het echt nodig heeft.

Door je processen aan te passen, maak je het lastiger om fraude te plegen én makkelijker om onregelmatigheden op te merken.

Welke afspraken kun je maken om fraude te voorkomen?

Veel fraude ontstaat door gebrek aan duidelijke afspraken. Maak daarom goed beleid voor risicovolle situaties.

Waar moet je aan denken?

• Heldere regels over personeelskorting en het geven van korting aan familie of vrienden.

• Afspraken over het afromen van geld of het meenemen van apparatuur.

• Richtlijnen voor het omgaan met vertrouwelijke bedrijfsgegevens.

Leg deze afspraken vast in een intern beleidsdocument. Bespreek dit regelmatig in teamoverleggen. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is.